Vad betyder begreppet Känn din kund/KYC?

Begreppet ”Känn din kund”, eller KYC, är brett och kan för somliga kännas lite oklart. Här går vi igenom de viktigaste punkterna i begreppet som ytterst syftar till att hindra och begränsa möjligheterna till penningtvätt och finansiering av terrorism.

Av Anders Green

Vad betyder begreppet ”Känn din kund”?

I lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism finns ett särskilt kapitel om kundkännedom. För att skydda sin verksamhet och följa lagen krävs att en verksamhetsutövare – alltså ett företag – säkerställer att de har tillräcklig kännedom om sin kund för att kunna hantera risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Därför talar man om att känna sin kund eller KYC (Know Your Customer), vilket bygger på riskbedömning och flera aktiva åtgärder. Åtgärdernas karaktär och noggrannhet utgår från den risk som bedöms vara förknippad med kunden.

Vad säger lagen?

När det gäller otillräcklig kundkännedom beskriver lagen att en verksamhetsutövare (i praktiken ett företag) inte får etablera eller upprätthålla en affärsförbindelse eller utföra någon transaktion, om verksamhetsutövaren inte har tillräcklig kännedom om kunden för att kunna hantera risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Ingen affärsförbindelse får upprättas eller transaktion utföras om det finns någon misstanke om detta. Företaget ska identifiera kunden och kontrollera kundens identitet – men det gäller inte alltid den specifika kunden. Även ett ombud behöver kontrolleras gällande identitet och dennes behörighet att företräda kunden. Det är också viktigt för företag att säkerställa om kunden har en verklig huvudman, vilket innebär att kunden ägs eller kontrolleras, direkt eller indirekt, av en eller flera personer till mer än 25%. Här är kundkännedom och Känn din kund någon man behöver ha klara rutiner för, och arbeta aktivt med, för att inte missa något.

PEP – Person i utsatt politisk ställning

Det ska även kontrolleras om personen är en så kallad PEP, person i politiskt utsatt ställning, eller en känd medarbetare eller närstående till en sådan person. PEP är en förkortning för engelskans Politically Exposed Person. Med detta menas en person som har, eller tidigare haft, viktiga offentliga funktioner i någon organisation eller stat. Det kan exempelvis röra sig om politiker, statstjänstemän, domare, höga officerare, VD eller ledamöter i internationella organisationer eller statsägda företag. Att jobba med begreppet Känn din kund eller KYC är lika viktigt när det gäller person i utsatt politisk ställning. Genom att vara en person i utsatt politisk ställning kan de vara i position att utnyttjas för exempelvis mutbrott. Det är också viktigt att känna till vilka personer som är familjemedlemmar eller medarbetare till en PEP.

Inte bara banker berörs av lagen

Sveriges första version av penningtvättslagen infördes 1993 och har efter det fått flera uppdateringar. Den 1 januari 2020 trädde det femte penningtvättsdirektivet i kraft, och redan den 1 december 2020 kommer nästa uppdatering att implementeras från EU. I samband med de olika uppdateringarna har lagen breddats till att omfatta fler företag och verksamhetsområden. Det klassiska exempel som folk ofta direkt tänker på, är frågor man kan få på ett bankkontor om man skall sätta in kontanter på ett konto. Det är ett väldigt direkt exempel på Känn din kund eller KYC. Men det är mycket bredare än så.

Lagen omfattar både personen som begår en handling och det företag som medverkar i exempelvis en transaktion som görs i penningtvättssyfte eller för att finansiera terrorism. I den senaste lagen utökas vilka branscher som omfattas av lagen. Idag gäller det banker och företag med affärsområden som livförsäkringar, krediter, inlåning, värdepapper och valutaväxling. Även fondbolag inkluderas av lagen. Detta är branscher med möjlighet till stora ekonomiska flöden och höga belopp, men lagen innefattar även auktoriserade revisorer, revisionsbolag och andra företag som sysslar med bokföringstjänster. Kasinon och spelbolag är också omfattade, med sitt ofta många transaktioner av både små och stora belopp. I lagen står att all yrkesmässig handel med kontant försäljning till värden över 5000 Euro omfattas av penningtvättslagen. Kraven har med andra ord ökat med åren för fler och fler branscher att anpassa sin verksamhet, och god kundkännedom är idag ett måste.

”En enkel åtgärd som ger trygghet och smidighet i arbetet är att använda en scanner från 365id. Då verifieras id-handlingar i realtid, bilderna lagras automatiskt och det lättförståeliga systemet varnar direkt om något är fel..”

Fem praktiska tips för Känn din kund/KYC

För att göra lagen om penningtvätt, och efterlevnad av den, förståelig i relation till Känn din kund så har vi satt ihop fem punkter som kan vara bra att ha i tanken när ni bedriver arbetet.

  • Se över risker och skapa tydliga rutiner
    Preventivt arbete är klokt och en nyckel till att allt flyter på smidigt. Tydligt uppsatta rutiner är A och O, alla på företaget ska känna till vad de ska göra i sitt dagliga arbete. Ni behöver bedöma riskerna ni kan råka ut för och hur agerar. Ni behöver veta vilka era kunder är och vilket arbete de utför. På vilket sätt säkerställer ni att rätt information finns om kunden? Dessa rutiner ska utvärderas minst en gång per år.
  • Känn din kund tillräckligt väl!
    De rutiner och åtgärder ni inför bör anpassas efter olika situationer. Ibland räcker det att be om legitimation, i andra tillfällen kan man behöva ställa fler frågor än så. Om ni haft en längre relation med en kund är det ändå viktigt att hålla sig uppdaterad om deras verksamhet. Har något ändrats sedan sist? Är det samma huvudman? Är magkänslan inte rätt – ta det säkra före det osäkra och fråga en extra gång.
  • EU-sanktioner och högrisktredjeland
    Det finns länder utanför EES som av EU identifierats som högrisktredjeland. Företag som omfattas av penningtvättslagen skal kontrollera om deras kunder är etablerade i ett sådant land. På samma vis behöver ni ha god kännedom om kunden för att veta om de är del av någon grupp eller organisation som är föremål för EU-sanktioner.
  • Kontakt med Finanspolisen vid tveksamheter eller oegentligheter
    I rutinerna ska det vara tydligt att pågående affärsrelationer övervakas och att enstaka transaktioner bedöms. Om det uppstår någon misstanke om olagligheter eller om något sådant upptäcks, ska Finanspolisen omedelbart kontaktas. Ni har alltid rätt att neka uppdrag från en kund eller på annat vis markera att ni inte kan ta del i deras verksamhet om den bedöms vara olaglig.
  • Uppdatering och öppenhet
    Regler, lagar och föreskrifter uppdateras, och således behöver ni tillse att ni alltid har den senaste informationen. Det bör råda en öppenhet på företaget om frågor kring Känn din kund/KYC, PEP och annat, och alla medarbetare ska veta vad som gäller och vem de kan fråga om det är några tveksamheter. Ingen kan veta allt i början, så stötta även de nya på företaget så att de med självsäkerhet och med företagets stöd i ryggen kan agera i kundmöten och situationer som annars kan upplevas som obekväm.

Underlätta kundkännedom och Känn din kund med 365id

Lagen om penningtvätt och rekommendationerna för kundkännedom ställer höga krav på företag som omfattas av den. Hur säkerställer man att rutinerna är lättförståeliga och efterlevs av alla medarbetare? En enkel åtgärd som ger trygghet och smidighet i arbetet är att arbeta med 365id. Vi (de?) verifierar id-handlingar i realtid, bilderna kan lagras automatiskt och det lättförståeliga systemet varnar direkt om något är fel med id-handlingen.

Dagligen skannas över 20.000 handlingar genom 365id:s system. Vi stöter på  mellan 100-200 ogiltiga id-handlingar varje dag. Denna enkla lösning skyddar företag och medarbetare samtidigt som den sparar tid och energi samt garanterar efterlevnad av lagkraven. Med teknik från 365id möter företag de rådande kraven på ett enkelt, bekvämt och tryggt sätt.